Obchodní podmínky služby minifaktury.cz

Návrh k právní kontrole (verze 0.1.21). Místa v hranatých závorkách se doplní před spuštěním placeného provozu.

1. Úvodní ustanovení

1.1 Tyto obchodní podmínky upravují užívání webové služby minifaktury.cz (dále „služba“), kterou provozuje PRAETORIAN s.r.o., U Mariany 229, Vtelno, 434 01 Most, IČO 02796996, DIČ CZ02796996, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem, oddíl C, vložka 33925 (dále „provozovatel“). Kontakt: itpraetorian.cz.

1.2 Služba je určena výhradně podnikatelům (fyzickým osobám podnikajícím a právnickým osobám), kteří ji užívají v rámci své podnikatelské činnosti (dále „klient“). Vztah mezi provozovatelem a klientem se řídí zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanský zákoník; ustanovení na ochranu spotřebitele se nepoužijí.

1.3 Uživatelem je fyzická osoba, která službu užívá jménem klienta pod vlastním přihlášením. Za jednání svých uživatelů odpovídá klient.

2. Služba

2.1 Služba umožňuje vystavovat faktury a další doklady, posílat je odběratelům e-mailem s QR platbou, vést adresář odběratelů a předávat doklady do účetního systému klienta (zejména POHODA) a zpět, ať už ručním exportem, nebo pomocí programu konektoru instalovaného u klienta.

2.2 Služba je technický nástroj. Provozovatel neposkytuje účetní, daňové ani právní poradenství. Za správnost a úplnost údajů na dokladech, volbu sazby a režimu DPH, nastavení číselných řad a za splnění povinností vůči správci daně odpovídá klient. Vzory dokladů obsahují náležitosti podle platných předpisů tak, jak je provozovatel zná; doporučujeme jejich nastavení konzultovat s účetní nebo daňovým poradcem.

2.3 Rozsah funkcí se může v čase měnit a rozšiřovat. Podstatné omezení funkcí, za které klient platí, oznámí provozovatel předem podle čl. 11.

3. Účet a registrace

3.1 Účet vzniká vyplněním žádosti, potvrzením e-mailové adresy a schválením provozovatelem. Provozovatel může žádost bez udání důvodu odmítnout. Schválením účtu vzniká smlouva o užívání služby na dobu neurčitou.

3.2 Klient uvádí pravdivé a úplné údaje a bez zbytečného odkladu je aktualizuje.

3.3 Klient a jeho uživatelé chrání své přihlašovací údaje, nesdílejí je s dalšími osobami a neprodleně oznámí provozovateli podezření na jejich zneužití. Přihlášení je chráněno ověřovacím kódem; klient může přístup dále omezit (např. na vybrané IP adresy).

3.4 Provozovatel může účet nebo jeho část dočasně omezit či zablokovat, pokud je to nutné k ochraně služby, dat nebo třetích osob (např. podezření na zneužití účtu, rozesílání nevyžádané pošty, útok na službu). O důvodu klienta bez zbytečného odkladu informuje.

4. Cena a platební podmínky

4.1 Služba je placená podle ceníku zveřejněného na webu služby: [DOPLNIT – tarify, cena za měsíc / rok, limity dokladů, firem a uživatelů, zkušební období zdarma].

4.2 Provozovatel vystaví klientovi daňový doklad za předplatné; splatnost je [DOPLNIT] dní. Ceny jsou uvedeny [bez DPH / včetně DPH – DOPLNIT].

4.3 Není-li předplatné uhrazeno ani [DOPLNIT] dní po splatnosti, může provozovatel převést účet do režimu jen pro čtení: nové doklady nejde vystavit, ale všechny dosavadní doklady si klient může dál prohlížet a stáhnout. Data se kvůli neplacení nemažou ani nezamykají před klientem.

5. Data klienta

5.1 Data, která klient do služby vloží nebo která služba vytvoří z jeho pokynu (doklady, odběratelé, bankovní účty, nastavení), náleží klientovi.

5.2 Provozovatel k obsahu dat klienta nepřistupuje, s výjimkou případů, kdy je to nezbytné k zajištění provozu a bezpečnosti služby, k odstranění závady, na výslovný pokyn klienta nebo ze zákona. Správa služby je technicky oddělená a pracuje jen s provozními údaji: počty dokladů, statistiky odesílání e-mailů, údaje o přihlašování a stav napojení na účetní systém.

5.3 Citlivé údaje (např. čísla bankovních účtů) jsou v databázi uloženy šifrovaně. Data jsou uložena na serverech v České republice a pravidelně zálohována.

5.4 Klient si může svá data kdykoli exportovat ve formátech, které služba nabízí (PDF, Pohoda XML a další podle aktuální verze).

5.5 Archivace: povinnost uchovávat daňové doklady (zpravidla 10 let) má klient. Služba je pro tento účel může uchovávat po dobu trvání smlouvy; po jejím skončení postupuje provozovatel podle čl. 10.

6. Odesílání e-mailů

6.1 Doklady odcházejí ze schránky služby na doméně minifaktury.cz se jménem klienta; odpovědi odběratelů směřují na e-mail klienta. Kopie odeslaného dokladu chodí na ověřený e-mail klienta.

6.2 Klient smí službou posílat jen doklady a související sdělení svým odběratelům. Rozesílání nevyžádaných obchodních sdělení je zakázáno. Provozovatel uplatňuje limity počtu odeslaných e-mailů za hodinu a den, aby chránil doručitelnost pošty všech klientů.

6.3 Provozovatel nezaručuje doručení e-mailu do schránky příjemce (spamové filtry a nastavení příjemce neovlivní). Odeslání a jeho výsledek služba zaznamenává u dokladu.

7. Napojení na účetní systém

7.1 Konektor je program, který klient instaluje na svůj počítač nebo server s účetním systémem. Navazuje spojení jen směrem ven ke službě; do sítě klienta se služba nepřipojuje.

7.2 Přihlašovací údaje k účetnímu systému zadává klient do konektoru; uloží se jen v jeho počítači a provozovatel je nezná.

7.3 Klient zajistí, že pro doklady vystavené ve službě používá v účetním systému samostatnou číselnou řadu (případně knihu), kterou nikdo nepoužívá při vystavování přímo v účetním systému. Provozovatel neodpovídá za chyby, výpadky ani změny účetního systému třetí strany.

8. Dostupnost a údržba

8.1 Provozovatel vynakládá přiměřené úsilí, aby byla služba dostupná nepřetržitě. Neručí však za nepřerušený provoz; plánovanou údržbu provádí přednostně mimo pracovní dobu a předem ji oznamuje, pokud má trvat déle než [DOPLNIT] hodin.

8.2 Garantovaná dostupnost (SLA) může být sjednána samostatnou smlouvou.

9. Odpovědnost

9.1 Provozovatel odpovídá za škodu způsobenou porušením svých povinností, a to do výše úplaty zaplacené klientem za službu za posledních 12 měsíců před vznikem škody. Toto omezení se nepoužije na škodu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti.

9.2 Provozovatel neodpovídá za ušlý zisk ani za škodu vzniklou z nesprávných údajů zadaných klientem, z nastavení účetního systému klienta, z nedoručení e-mailu příjemci nebo z neoprávněného užití přihlašovacích údajů, které klient nezabezpečil.

10. Ukončení smlouvy

10.1 Klient může smlouvu kdykoli vypovědět zrušením účtu nebo e-mailem provozovateli. Již zaplacené předplatné se nevrací, není-li dohodnuto jinak.

10.2 Provozovatel může smlouvu vypovědět s výpovědní dobou 3 měsíce, nebo okamžitě při závažném porušení těchto podmínek (zejména podle čl. 3.4 a 6.2).

10.3 Po skončení smlouvy má klient [DOPLNIT – např. 60] dní na export dat; poté provozovatel data klienta smaže, s výjimkou údajů, které musí uchovávat ze zákona. Ze záloh data zaniknou uplynutím doby jejich uchování.

10.4 Při ukončení provozu služby to provozovatel oznámí nejméně 3 měsíce předem a umožní klientům data exportovat.

11. Zpracování osobních údajů

11.1 Osobní údaje klienta a jeho uživatelů zpracovává provozovatel jako správce podle Zásad ochrany osobních údajů.

11.2 Osobní údaje odběratelů a jejich kontaktních osob, které klient do služby vkládá, zpracovává provozovatel jako zpracovatel pro klienta jako správce. Podmínky tohoto zpracování (čl. 28 GDPR) jsou uvedeny v článku 12 a jsou součástí smlouvy.

12. Zpracování osobních údajů pro klienta (zpracovatelská doložka)

12.1 Předmět a doba: provozovatel zpracovává osobní údaje po dobu trvání smlouvy a lhůty podle čl. 10.3, výhradně za účelem poskytování služby.

12.2 Povaha údajů a subjekty: identifikační a kontaktní údaje odběratelů klienta a jejich kontaktních osob (jméno, adresa, IČO, DIČ, e-mail, telefon), údaje na dokladech a záznamy o odeslání.

12.3 Povinnosti provozovatele: zpracovávat údaje jen na doložené pokyny klienta (pokynem je i užívání funkcí služby); zajistit mlčenlivost osob, které s údaji přicházejí do styku; přijmout vhodná technická a organizační opatření (šifrované spojení, šifrování citlivých údajů, oddělení dat klientů, řízení přístupu, zálohování, audit); poskytnout klientovi součinnost při plnění jeho povinností vůči subjektům údajů a dozorovému úřadu; ohlásit klientovi bez zbytečného odkladu porušení zabezpečení; po skončení zpracování údaje smazat nebo vrátit podle čl. 10.3.

12.4 Další zpracovatelé: klient uděluje obecný souhlas se zapojením dalších zpracovatelů. Ke dni účinnosti jsou to: ZONER a.s. (hosting a e-mail, servery v ČR). O plánované změně provozovatel klienta informuje předem; klient může proti změně vznést námitku a smlouvu vypovědět.

12.5 Provozovatel klientovi na žádost doloží informace potřebné k prokázání plnění těchto povinností. Audit na místě je možný po předchozí dohodě na náklady klienta.

13. Změny podmínek a závěrečná ustanovení

13.1 Provozovatel může tyto podmínky měnit. Změnu oznámí klientovi e-mailem nejméně 30 dní před účinností; nesouhlasí-li klient, může smlouvu do dne účinnosti změny vypovědět bez sankce.

13.2 Práva a povinnosti se řídí právem České republiky. Spory budou řešeny věcně a místně příslušným soudem podle sídla provozovatele.

13.3 Tyto podmínky jsou účinné od [DOPLNIT].